Materi ini sangat universal, bukan terbatas untuk pengerjaan ’proyek’ secara harfiah saja. Misalnya untuk EO, seminar, launching produk atau bisnis baru, promo dalam bentuk event, hajat seperti perkawinanpun bisa digunakan. Banyak kasus dalam ketidakjelasan dalam suatu proyek, hingga ujung-ujungnya proyek gagal dan saling menyalahkan. Berikut adalah langkah-langkahnya…
1. Tentukan TUJUAN spesifik, VALUE dan rambu-rambunya; mau kemana dan apa batasan-batasannya. Tanpa tujuan yang jelas, bukan hanya Anda, tim juga bingung, apa sih yang akan dicapai? Mengapa proyek ini penting?
Apa hal yang jadi ukuran proyek ini dinyatakan selesai? Lepas dari gagal atau berhasil….
Apakah oleh selesainya event? Atau ada target angka pencapaian tertentu?
Value (nilai-nilai) yang akan di-deliver di proyek ini selain uang apa? Apakah menancapkan positioning? Loyalitas? Tanpa value yang jelas, proyek hanya akan sebatas kegiatan tanpa ruh, sibuk tanpa arah.
Apa rambu-rambu atau batasan-batasan yang tidak boleh dilanggar? Misal, teritori tertentu?
2. Gambar ALUR PROSES kegiatannya; memetakan kegiatan apa saja yang akan dilakukan. Visualisasi/bayangkan proses kegiatan dari awal hingga akhir secara DETAIL! Gambarkan di benak Anda.
Ambil kertas putih (tidak bergaris) serta pensil, untuk membuat sketsa alurnya. Bayangkan ulang, koreksi secara DETAIL! Untuk mempermudah, pecah-pecah menjadi beberapa bagian, misalnya sebelum acara, saat acara, paska acara. Jika perlu pecah lagi menjadi bagian kecil: pembuatan proposal, publikasi, pendaftaran, pembayaran. Buatlah kolom-kolom perbagiannya, misalnya keuangan, admin, promosi, dan lainnya.
Gambar ulang sketsa alur Anda berdasar bagian-bagiannya. Penggunaan software sangat membantu membedakan proses 1 dengan lainnya. Lengkapi dengan keterangan dokumen-dokumen apa saja yang harus disertakan perbagian.
3. Hitung ANGGARAN BIAYA yang diperlukan; agar tidak bangkrut di tengah jalan. Pecah perhitungannya di masing-masing bagian atau prosesnya, agar memudahkan pemantauan, dimana kebocoran atau pemborosan terjadi.
Buat juga proyeksi arus kas yang akan diterima dan akan keluar, agar dapat mengatisipasi kekurangan uang. Meski bujet Anda berlebih, berlatihlah kerja kreatif, dengan prinsip “Low Budget High Impact”.
4. Tentukan STRUKTUR ORGANISASI; kejelasan posisi masing-masing, siapa report ke siapa.
Ingat! Pilih leader yang punya karakter ’Prefeksionis dan Cerewet’. Detail dalam merencana, rajin dalam monitoring, tapi bukan berarti cerewet tanpa arahan. Meskipun porsi saham sama, tapi kejelasan “Siapa Pembuat Keputusan?”, harus 1 orang! “Tak ada 2 Jendral dalam 1 peperangan”.
5. Tentukan JOB DESCRIPTION masing-masing tim; kejelasan pekerjaan, siapa bertanggung jawab/ melakukan apa?
Perselisihan dalam tim, sering terjadi gara-gara tidak jelas job desc-nya. Saling menyalahkan akan terjadi. Kerjasama bukan berarti kerja bersama-sama, tapi sama-sama kerja, meski beda tempat dan kerjaan! Yang penting sama-sama beres!
Pembuatan Job Desc, berdasar dari Process Flow langkah-langkah, yang sudah dikelompokkan perkolom. Masing-masing job desc harus punya kejelasan tolak ukur keberhasilannya (KPI: Key Performance Indikator).
6. Buat ACTION PLAN; berisi Target, Deskripsi, PIC, Tabel Tanggal. Misal cetak brosur, kapan targetnya? Gambarkan menggunakan diagram waktu, untuk memudahkan pemantauan. Pecah action plan dalam bulanan, mingguan, mungkin juga harian. Target harus realistis, bukan sekedar optimis. Jika tidak tercapai, harus dilakukan revisi.
7. Tentukan FREKUENSI RAPAT untuk evaluasi; supaya tidak meleset apa yang direncanakan. Tentukan rapat berkala, apakah mingguan, 3 harian atau bahkan tiap hari? Tergantung dari tenggang waktunya. Pastikan setiap rapat, ada agendanya, bukan asal kumpul dan ngobrol yang tidak jelas.
Evaluasi hasil kerja masing-masing tim dengan job desc masing-masing. Kenapa belum tercapai dan kapan komitmen baru akan mencapai? Alasan bisa beribu, sebab hanya satu! Cari sebab, bukan alasan.
8. Gunakan CHECKLIST dan TOOLS administrasi; tertib itu memudahkan penelusuran jika terjadi masalah. Buatlah check list (CL) per masing-masing bagian atau tempat. Contoh: CL ruagan, CL peralatan, Rundown acara.
Coba deh Anda praktekkan di proyek Anda, kerjapun akan lebih teroganisir dan terpantau.
“Gagal dalam merencana = merencanakan untuk gagal” – Napoleon Bonaparte
Ilustrasi: https://www.flickr.com/photos/vfsdigitaldesign/
Jaya Setiabudi
Latest posts by Jaya Setiabudi (see all)
- Menjual Tanpa Membual - 10/05/2016
- Strategi Evolusi UKM Goes Online - 09/05/2016
- Makna Sukses Jaya Setiabudi - 06/07/2015
