Kebanyakan kita memiliki kemampuan manajemen waktu yang buruk sekali.
Begitu buruknya hingga coaching atau pelatihan manajemen waktu berhasil menjadi bisnis milyaran rupiah di Indonesia.
Apa yang membuat hal ini begitu sulit? Kita sudah membuat daftar tugas, reminder, dll, tapi kenapa tidak ada yang selesai juga??
Karenanya berikut ini saya akan berbagi 3 rahasia bagaimana mengelola waktu, materi ini saya dapatkan dari Todd Dewett dan tentunya sudah saya sederhanakan dan sesuaikan.
Jika Anda mengharapkan rahasia bombastis yang akan merubah hidup Anda, siap-siap kecewa. Karena semua tips disini sangat sederhana, begitu sederhananya hingga kita kadang lupa melakukannya.
1. Aturan 80/20
Anda tentu sering mendengar mengenai aturan 80/20 atau Pareto Principle.
Jika Anda belum pernah mendengarnya, prinsip ini sederhana: Hanya 20% kegiatan Anda sehari-hari yang akan berdampak kepada 80% hasil pekerjaan Anda. Dan berlaku pula sebaliknya: 80% yang Anda lakukan sehari-hari hanya berdampak sangat sedikit terhadap pencapaian tujuan Anda (20%.)
Karenanya fokuslah pada 20% tugas yang berdampak besar.
Jika separuh dari waktu Anda sehari habis melakukan atau terjebak dalam pekerjaan yang masuk dalam kategori 80%, maka waktunya Anda berbuat sesuatu. Anda bisa mencoba 3 cara berikut ini yaitu:
- Mengotomatisasi pekerjaan. Zaman sekarang begitu banyak aplikasi yang bisa membantu Anda mengotomatisasi pekerjaan Anda, beberapa gratis dan berbayar dengan harga yang sangat murah.
- Mendelegasikan pekerjaan. Delegasikan pekerjaan rutin yang masuk kategori 80% tersebut ke tim atau pegawai Anda. Latih mereka melakukannya dengan baik. Mungkin butuh waktu, tapi untuk jangka panjang, hal ini akan sangat membantu Anda.
- Outsource. Jika Anda tidak memiliki tim atau karwayan, alternatif lainnya adalah outsource, atau menyewa pihak luar untuk mengerjakan pekerjaan Anda. Jika tugasnya cukup sederhana, banyak mahasiswa magang akan bersedia melakukannya untuk Anda dengan biaya yang sangat terjangkau.
Kini Anda bisa fokus melakukan 20% pekerjaan yang akan membantu Anda mencapai cita-cita Anda.
2. Jendela Hepi
Dr Dewett mengatakannya “Jendela Eisntein” (Einstein Window). Namun saya mengatakannya Jendela Hepi.
Intinya adalah sebuah jeda waktu dimana Anda Anda sangat produktif dalam satu hari.
Saat Anda berada dalam jendela hepi, pekerjaan terasa menyenangkan, masalah terasa bagai tantangan yang memicu semangat, tubuh seperti tidak mau diam dan harus melakukan sesuatu hingga pekerjaan paling “nyebelin” pun akan Anda lakukan disini.
Jendela ini waktunya bisa berbeda pada banyak orang, bisa pagi hari, siang, pulang kantor, atau di 2/3 malam. Jika Anda tidak tahu jendela hepi Anda dimana, sediakan waktu untuk merenung dan melihat kebelakang. Alternatifnya Anda dapat ujicoba sendiri ke tubuh Anda dengan bekerja sepanjang hari, dimana pekerjaan terasa sangat ringan dan menyenangkan? Itu jendela hepi Anda.
Terkadang jendela ini harus dipaksakan, namun jendela itu ada. Temukanlah.
3. Lindungi Jendelanya
Setelah Anda menemukan jendelanya, lindungi jendela hepi tersebut dari gangguan.
Contohnya jika Anda tipe pekerja pagi, maka jangan periksa BBM, Facebook, Twitter, dll saat bangun tidur. Fokuslah mengerjakan 20% pekerjaan utama Anda di pagi hari. Dunia tidak akan berakhir jika Anda tidak memeriksa Blackberry Anda 1 jam setelah bangun tidur. Percayalah jika itu darurat, Anda akan mengetahuinya.
Jendela hepi saya jam 1 malam keatas, lebih mudah untuk saya menghilangkan segala gangguan karena pada dasarnya sudah sedikit sekali yang akan mengganggu saya jam segitu.
4. Umumkan Kepada Dunia
Seringkali seseorang mengganggu pekerjaan Anda bukan karena niat mereka ingin mengganggu, namun karena mereka tidak mengetahui bahwa Anda sedang berada ditengah pekerjaan penting.
Beritahukan bahwa Anda sedang bekerja. Anda bisa melakukannya melalui status BBM atau Whatsapp. Berikan status yang tegas seperti: “TIDAK BISA DIGANGGU, KALAU PENTING TELEPON KE: 085XXXXX” atau sesuatu seperti itu.
Cara lain adalah dengan memindahkan lokasi kerja Anda. ke tempat dimana orang lain tahu Anda tidak bisa diganggu. Saya melihat seorang teman mengenakan headphone saat melakukan pekerjaan yang serius. Disitu saya mengetahui kalau saya ingin mengganggunya saya harus memiliki masalah yang sangat darurat. Kalau tidak, saya akan beritahu nanti atau kirimkan melalui email.
Anda memiliki tips manajemen waktu lain? Silahkan bagikan dengan saya pada kolom komentar dibawah ini.
Fikry Fatullah
