Email masih menjadi sarana komunikasi bisnis berbasis text terbaik hingga saat ini. Anda bisa mengirim pesan dengan jumlah karakter yang hampir tidak terbatas, mengirimkan pesan pribadi dan tertutup, dan tentunya mengirimkan data.
Walaupun kini sudah banyak layanan kolaborasi data berbasis komputasi awan (cloud computing) seperti Dropbox dan Google Drive, namun untuk data-data kecil seperti dokumen dari Microsoft Words, kita masih sering sekali menggunakan email.
Namun masalahnya dimulai saat Anda menerima banyak sekali email berisi attachment atau lampiran yang berisi data seperti dokumen, revisi desain, atau foto. Jika dalam sehari Anda rata-rata menerima 3 email berisi attachment maka pada akhir minggu, akan mulai sulit mencari dokumen yang Anda butuhkan didalam attachment email Anda karena sudah terlalu banyak.
Bayangkan harus mencari dokumen tersebut bulan depan.
Kalau sudah begini, biasanya Anda akan minta mengirimkan email ulang berisi data tersebut. Hal ini tentunya mengganggu lawan komunikasi email Anda. Dan bisa-bisa mereka menganggap Anda tidak serius menyimpan data dalam email attachment Anda.
Untuk mengatasi masalah ini, kini ada layanan yang bernama Attachments.me.
Dengan menggunakan layanan ini, Anda tidak perlu lagi khawatir dokumen dalam email attachment Anda tenggelam dalam lautan email didalam inbox Anda.
Anda bisa menemukannya dengan cepat karena kini semua dokumen tersebut tersimpan di satu tempat.
Namun kemampuan Attachments.me tidak hanya sampai disitu. Alasan utama saya menggunakan layanan ini adalah integrasinya ke layanan cloud seperti Dropbox, Google Drive, dan Box.
Dengan Attachments.me semua dokumen dalam attachments Anda kini akan secara otomatis sinkron dengan Dropbox Anda. Artinya setiap kali Anda menerima email berisi dokumen atau data apapun, cek folder Dropbox Anda dan data itu sudah berada disana secara otomatis.
Menggunakan Attachments.me sangat mudah, ikuti langkah-langkah ini:
- Mendaftarlah menggunakan akun Gmail Anda (aplikasi ini hanya bisa untuk Gmail.)
- Untuk menggunakannya, Anda harus men-download extension untuk browser Anda. Untuk sementara aplikasi ini hanya untuk Anda pengguna browser Google Chrome atau Mozilla Firefox. Alternatifnya, Anda bisa men-download aplikasi iPhone untuk memudahkan Anda mengatur dokumen Anda. Klik disini untuk men-download semuanya.
- Buka Gmail Anda dan ikuti prosedur dari Attachments.me untuk menggabungkan Gmail Anda dengan aplikasi ini.
Selesai. Kini akun Gmail Anda sudah terintegrasi dengan aplikasi ini.
Jika proses yang Anda lakukan benar, setiap kali Anda menerima email berisi attachment Anda akan melihat menu seperti ini pada menu bagian kanan Gmail Anda.
Kini setiap kali Anda menerima attachments Anda tinggal meng-klik “Send to Your Cloud” dan Anda dapat langsung memilih akan mengirimkan dokumen Anda ke Dropbox, Google Drive, atau Box.
Sebaliknya, jika Anda ingin mengirim dokumen yang ada di Dropbox, Google Drive, atau Box, Anda tinggal meng-klik tombol berbentuk klip kertas yang ada pada bagian kanan atas, dan pilih “Search Attachments.”
Anda dapat lengsung mencari dokuen yang akan Anda kirim langsung dari Gmail Anda.
Cara lain adalah Anda langsung menuju akun Attachments.me milik Anda, dimana Anda bisa langsung meng-upload attachments seperti biasa.
Namun pesona sebenarnya dari Attachments.me adalah Anda bisa membuat manajemen dokumen attachments Anda menjadi otomatis.
Artinya, setiap kali Anda menerima email berisi dokumen dalam attachments, dokumen tersebut akan secara otomatis langsung ada di layanan Cloud Anda tanpa harus Anda download terlebih dahulu.
Yang harus Anda lakukan tinggal mengatur bagaimana sistem otomatisasi ini bekerja. Klik “Automatic Filling Rules” dari menu diatas untuk mengaturnya. Anda akan melihat tampilan seperti ini:
Seperti yang Anda lihat diatas, saya mengatur seluruh attachments yang berisi foto atau gambar untuk langsung menuju layanan Box. Sedangkan dokumen dari Microsoft Office, PDF, dan dokumen-dokumen lain akan langsung secara otomatis masuk ke Google Drive. Dengan begini seluruh dokumen yang saya terima akan langsung tersusun rapi dan saya tahu harus mencari kemana.
Jika Anda ingin membuat sistem otomatisasi baru Anda tinggal klik “Add new Rule.” Dari sini Anda bisa menentukan jenis data apa yang akan dikirim kemana.
Kekuranganna adalah dalam versi gratis Anda hanya bisa memindahkan 75 dokumen attachments perbulan, hanya bisa membuat maksimal 5 otomatisasi sistem, hanya bisa membagikan data sebesar 100MB dalam sekali kirim, dan beberapa batasan lain.
Lihat skema harga Attachments.me dibawah ini:
Namun versi gratisnya sudah banyak membantu saya menemukan dokumen yang saya butuhkan didalam lautan email yang ada didalam Inbox saya.
Jika Anda ingin menambah jumlah pemindahan data perbulan, Anda bisa mendaftar menggunakan link refferal saya dibawah ini:
Daftar Attachments.me
Selamat mencoba.
Fikry Fatullah
