Apa gunanya sistem? Apa bedanya businessman dan busyman? Apakah Anda self employee ataukah business owner? Jika perusahaan Anda tidak ada yang mampu menjalankan kecuali diri Anda, artinya Anda tdak boleh sakit, liburan, apalagi pensiun. Mengetahui gambaran besar pembuatan sistem, bukan berarti Anda sendiri yang harus membuatnya. Bayarlah orang yang ahli untuk menyempurnakannya. Adapun Anda bisa merintis sistem yang sederhana untk menghindari kesalahan dan mendelegasikan pekerjaan dengan benar.
Ingat: Sistem bukanlah sekedar SOP! Namun lebih dari itu, memastikan tiap tim bekerja dengan harmonis dalam aturan, guna mencapai visi perusahaan. Berikut adalah 8 langkah membuat sistem:
1. Visi
Adalah arah bisnis, mau dibawa kemana bisnis Anda? Apa tujuan dibuatnya? Target-target jangka panjang? Apa nilai-nilai yang melandasinya? Mungkin saat awal berbisnis, Anda belum memikirkannya, itu wajar, karena masih dalam tahap survival. Jika Anda meninggalkan bisnis Anda kepada tim, tanpa arah tujuan, jangan harap bisnis Anda akan berkembang.
The Power of Kepepet memberi kekuatan untuk berlari, Visi memberi arahan kemana larinya. Tanpa arah tujuan, karyawan Anda bertanya, “Pak, kita mau kemana?”. Anda jawab,”Yang penting asal jalan deh“. Lucu kan?! Tanpa target-target yang jelas, karyawan bertanya, “Pak, target kita berapa perbulan?”. Anda jawab, “Try your best“. BEST itu relatif menurut siapa?
2. Struktur Organisasi
Kejelasan pembagian posisi. Kenyataan, bukan diada-adakan. Apa gunanya? Agar jelas siapa jendral, kapten dan sersannya. Tanpa kejelasan, jika ada kesalahan, akan lempar-lemparanan. Siapa report ke siapa, siapa memimpin siapa?
Tidak ada 2 jendral dalam 1 peperangan! Kasihan prajuritnya, bingung. Perangpun jadi amburadul.
3. Alur bisnis
Gambaran proses. Gambar dan tuliskan prosesnya dari A-Z, per masing-masing bagian, lengkap dengan simbol dokumen-dokumen yang diperlukan.
Buat kolom-kolom per bagian, contoh:
Penjualan | Admin | pembelian | akunting | Kasir (gbrkan dlm process flow)
Jika prosesnya banyak, bisa dibagi per prosedur, misalnya prosedur pengolahan order, penerimaan pegawai. Bisa menggunakan software Microsoft Visio, mudah dan cantik.
4. Job Description
Pembagian tugas. Dari alur bisnis yang dibuat di langkah 3, tuliskan deskripsi tanggung jawab dan tugas masing-masing bagian. Misalnya Bagian Pembelian sparepart 1. Bertanggung jawab terhadap pembelian sparepart sesuai dengan permintaan dari pihak maintainance.
Semakin detail job desc, semakin jelas tanggung jawab dan tugas masing-masing bagian, semakin terhindar dari kesalahan prosedur dan wewenang.
5. S.O.P (Standard Operating Procedur)
Standar dan langkah-langkah inti dari SOP adalah menuliskan apa-apa yang harus dilakukan dan standarisasinya. Masih ingat saat Anda praktikum? Apa yang tertulis di diktat? Tujuan, alat dan bahan, langkah-langkah percobaan. Seperti itulah SOP!
Contoh: Prosedur mengelap meja
Tujuan : Memastikan meja bersih tanpa kotoran.
Standar : Bisa dipakai untuk bercermin.
Alat & bahan : Sprayer yang berisi sabun, lap A dan B.
Prosedur :
1. Ambil sprayer berisi cairan pembersih dengan tangan kanan.
2. Arahkan ke meja dengan kemiringan 45 derajat ke bawah.
3. Semprotkan 3 kali.
4. Dan seterusnya…..
Semakin detail, semakin terhindar dari kesalahan. Gunakan gambar atau foto untuk membantu ilustrasi. Jika mungkin rekam dalam video. Uji coba SOP dengan meminta seseorang melakukan dari instruksi SOP, tanpa bantuan Anda. Jika masih ada salah, perbaiki.
SOP yang bagus, adalah yang mudah dimengerti dari sudut pandang pembaca awam. Gunakan bahasa ’manusia’, bukan dewa. Setiap terjadi perubahan SOP, cantumkan nomor revisinya (misal: rev1) dan tuliskan deskripsi revisi serta tanggalnya. Jika ada dokumen-dokumen yang haurs diisi atau diarsipkan saat proses, masukkan dalam SOP. Misalnya invoice, voucher.
Sempurnakan SOP sambil berjalan, jangan terlalu dipaksakan. Jika terjadi kesalahan selain human, berarti saatnya perbaikan. Arsipkan SOP permasing-masing departemen dan kontrol pengkopian dan perbaikan secara ketat. SOP adalah rahasia perusahaan.
6. KPI (Key Performance Indikator)
Indikator penilaian kinerja karyawan. Bukan berdasar “suka atau tidak suka”. Simpelnya…, buat patokan penilaian 1 – 5 untuk setiap tugas yang diberikan. Dengan transparasi dan persetujuan kedua pihak. Tapi berdasarkan kenaikan gaji atau SP (surat peringatan), hingga putusan PHK dari KPI yang telah ditentukan. Jadi, benar atau salah jelas penilaiannya. Kenaikan pangkatpun jelas aturan mainnya, bukan berdasar atas ’feeling oh feeling’.
7. Tools (Alat Bantu)
Hal yang sulit menjadi mudah. Dengan bantuan teknologi, kerjapun jadi semakin ringan, kesalahan dan kebocoran diminimkan. CCTV bisa menggantikan melototnya mata satpam. Kasihan! Aku lihat dan ’perasaan lihat’, bisa dihindarkan. Digital dan video camera meningkatkan akurasi training, menghindari “Ehh lupa…” Keluar masuk karyawan bukan masalah besar. Reporting dan controlling bisa lewat email, blackberry, tak harus bertatap muka. Saldopun bisa dicek via e-banking. Program komputer inventori dan barcoding system meringankan stock opname dan akurasi perhitungan.
8. Leadership
Kepemimpinan! Tanpa ini, sistem tidak akan bekerja. Ingat! Sebaik-baiknya sistem, yang mengerjakan orang juga, bukan robot! Mereka patuh bukan karena gaji saja, tapi juga karena perasaan nyaman dan diayomi. Mereka tahu benar dan salah, tapi belum tentu taat. Sesempurna apapun sistem, ada saja celahnya curang. Tanpa penanaman nilai-nilai, mustahil ada keharmonisan. Maka dari itu, budaya perusahaan harus dihidupkan, pemimpin memberi teladan. Hingga sistem itu ada di hati, bukan kertas.
“Leadership is about influence, no more, nor less” (John C. Maxwell)
Ilustrasi: https://www.flickr.com/photos/countylemonade/
The following two tabs change content below.
Jaya Setiabudi
Founder at YukBisnis
Jaya Setiabudi, atau yang biasa disapa Mas J oleh murid-muridnya, adalah seorang entrepreneur dan penulis buku best seller: The Power Of Kepepet. Ia adalah pendiri YukBisnis.com, Young Entrepreneur Academy dan berbagai perusahaan lain di beberapa kota di Indonesia.
"Sebaik-baiknya usaha adalah yang dimulai. bukan ditanyakan terus-menerus."
Latest posts by Jaya Setiabudi (see all)
- Menjual Tanpa Membual - 10/05/2016
- Strategi Evolusi UKM Goes Online - 09/05/2016
- Makna Sukses Jaya Setiabudi - 06/07/2015
