Dari pengalaman membantu pembuatan sistem bisnis di perusahaan kami dan alumni ECamp, 4 Sektor inilah yang paling utama. Namun demikian, segala aturan yang tertulis, tanpa kepemimpinan yang kuat, tak akan menjadi kultur yang langgeng.
Sengaja saya berikan penomoran, untuk mengurutkan mana yang terpenting, meski semuanya penting. Pada praktiknya, pembuatan sistem sebaiknya dicicil perlahan, bukan sekaligus jadi, apalagi nyontek milik tetangga >> kesalahan fatal.
Sistemasi dalam bisnis adalah hal-hal yang telah Anda dan tim lakukan keseharian dan terbukti berhasil. Sistemasi adalah langkah menuju duplikasi keberhasilan.
Ilmu ini tentu saja lebih cocok bagi mereka yang sudah memiliki usaha dan teruji di lapangan.
Berikut adalah 4 Sektor Terpenting dalam membuat Sistem Bisnis :
1. PEMASARAN
Kenapa pemasaran saya letakkan pertama? Karena kalau tak ada duitnya, apa yang mau dikelola (manage) dan disistemkan? Dengan asumsi produk sudah diuji di lapangan, maka terpenting adalah membukukan tahapan-tahapan agenda pemasaran sejak hari pertama dan promosi berkala.
Faktor lokasi bagi bisnis retail sangatlah penting. Saya pernah mensurvei 90% lebih waralaba lokal tak memiliki keilmuan untuk menentukan lokasi yang tepat.
Jika lokasi sudah salah, seperti mancing di kolam yang salah. Mendatangkan trafik menjadi biaya yang mahal.
Perlu dicatat, meski lokasi sudah tepat, keberhasilan cara promosi di suatu cabang, belum tentu sama dengan cabang lainnya. Tergantung dari tingkat awareness merek dan produk Anda di kota tersebut.
Maka dari itu, jika suatu perusahaan menjual waralabanya yang masih dibawah 1 tahun berdiri dan belum terbukti memiliki cabang-cabang (beda wilayah) yang berhasil, kemungkinan besar itulah Franchise Tipu-Tipu, alias jual gerobak ngaku franchise.
2. KEUANGAN
Laporan keuangan serupa dengan dashboard yang berisi indikator-indikator kondisi mesin mobil. Apakah mobil dalam kondisi prima? Bahan bakar masih cukup? Air radiator masih penuh? Dan lain-lainnya.
Jarang ada waralaba lokal yang bisa memberikan output hingga kedua laporan keuangan: Laba/Rugi dan Neraca. Paling sering hanya: kartu stok, arus kas, penjualan. Tak kaget jika mereka sering terjebak dalam laba semu, bahkan mengira semua uang ditangan adalah laba.
Akibatnya saat cat gerobak sudah pudar atau lapuk, sewa habis, tak ada dana untuk membayarnya. Tutup deh..
3. OPERASIONAL
Dengan kemajuan teknologi, pembuatan SOP tak melulu harus diketik, kecuali untuk dokumentasi cadangan dan legalitas/persyaratan, seperti ISO. Anda bisa menggunakan rekaman video dengan kamera saku atau ponsel pintar, cukup.
Mulailah dengan menggambarkan alur proses bisnis Anda dari awal hingga akhir. Pecah proses demi proses, baru SOP kan. Misalnya: SOP pembelian material, penerimaan barang, inspeksi, pembayaran supplier, penjualan, menangani komplain, dan masih banyak lagi.
Gunakan alat bantu checklist untuk menghindari kelalaian. Lakukan perbaikan berkala setiap Anda menemukan ‘celah’ kesalahan atau kekurangan. Itulah yang disebut Kaizen (continues improvement).
4. SDM
“First WHO than what..”. Merekrut karyawan yang bagus (attitude) dan tepat (posisi) adalah 50% kemenangan dalam tim. Sisanya adalah pelatihan, kejelasan pekerjaan, penilaian dan jenjang karir.
Bagaimana mereka mau termotivasi, jika karir mereka di perusahaan Anda tidak jelas? Jongos forever..!!
Ke 4 Sektor itu adalah bagian dari 7 langkah membuat sistem bisnis ‘versi saya’. Semoga memberikan gambaran besar apa yang harus dipersiapkan atau diperbaiki.
